Als u een pakket van buiten de Europese Unie (EU) verstuurt of ontvangt, moet u de douanefactuur invullen, afdrukken en bij het pakket voegen.
In dit artikel geven we je het te gebruiken factuursjabloon en leggen we stap voor stap uit hoe je het invult:
- Wat is een douanefactuur?
- Download het sjabloon voor de douanefactuur
- Hoe de douanefactuur in te vullen
- Hoe de douanedocumenten bij het pakket te voegen
Douanefactuur
De douanefactuur is een document dat de douaneautoriteiten nodig hebben om de zending te kunnen verwerken en in te klaren. Aan de hand van de daarop vermelde gegevens bepalen zij welke belastingen op de plaats van bestemming van toepassing zijn en of de goederen onderworpen zijn aan enige vorm van beperking of controle.
Afhankelijk van de bestemming en de inhoud kan de douane om aanvullende documentatie vragen. Indien na controle van de goederen onregelmatigheden worden geconstateerd of bevestigd wordt dat aanvullende documentatie vereist is, zullen wij u per e-mail informeren zodra de vervoerder Packlink hiervan op de hoogte stelt.
Belangrijk
- De douaneagenten zijn zeer streng bij niet-commerciële facturen en controleren of het geen verkapte (niet-aangegeven) verkoop betreft.
- U dient na te gaan of de inhoud van uw zending niet verboden/beperkt is in het land of de plaats van bestemming. Afhankelijk van de geldende voorschriften kan de douane het pakket verwijderen.
Terug naar het begin van deze page
Download het sjabloon voor de douanefactuur
Packlink voorziet u van een douanefactuursjabloon en een extra inventarislijst om u tijd te besparen en vertragingen door onjuiste documentatie te voorkomen.
Download het sjabloon voor de douanefactuur
Als u meer dan dertien (13) verschillende artikelen verstuurt, download dan de extra tabel.
Download extra inventarislijst
Hoe de douanefactuur in te vullen
- Handgeschreven facturen worden niet geaccepteerd. Vul deze digitaal in vanaf uw computer, tablet of mobiele telefoon.
- Vraag de ontvanger zijn identiteitskaart/VAT-TAX ID nummer alvorens het pakket te verzenden.
Het douanefactuurformulier is genummerd in negen (9) secties. Hieronder staat hoe u ze moet vullen:
1. Reden van verzending
Selecteer hoe u de factuur wilt verzenden:
- Commercieel. Wanneer de goederen die u verstuurt afkomstig zijn van een verkoop (de ontvanger heeft het artikel gekocht). U moet het nummer van de verkoopfactuur vermelden in het overeenkomstige vak.
- Niet-commercieel. Wanneer de goederen die u verstuurt persoonlijke bezittingen, een monster, een geschenk of een retour zijn (artikelen die naar de verkoper zijn teruggestuurd).
2-3. Informatie over afzender en ontvanger
U moet alle gegevens van de verzender en de ontvanger invullen. Deze moeten overeenkomen met de gegevens die u tijdens de aankoop van de zending hebt geregistreerd.
Particulier
-
Identiteitskaart: het nummer van het document waaronder u bij de belastingdienst staat ingeschreven.
- Paspoortnummer: alleen als er geen Identiteitskaart beschikbaar is.
- Voornaam en twee achternamen (indien van toepassing).
- Volledig adres: straat, nummer, verdieping, deur, postcode, stad en land.
- Telefoon: contactnummer, inclusief gebiedscode.
Bedrijf
- Btw-ID: btw-fiscaal identificatienummer van de vennootschap of rechtspersoon.
- Naam van het bedrijf.
- Belastingadres: straat, nummer, verdieping, deur, postcode, stad en land.
- Telefoon: contactnummer, inclusief gebiedscode.
Terug naar het begin van deze page
4. Inventaris van de inhoud van de zending
Maak een inventaris op van alles wat u verstuurt met een gedetailleerde beschrijving van elk artikel in het ENGELS, inclusief het materiaal van vervaardiging, het doel, het merk, de maat, enz.
- Als de artikelen worden gebruikt, vermeld dit dan op de factuur.
- Indien de artikelen enig materiaal van dierlijke oorsprong bevatten (leer, wol, zijde, enz.), is het verplicht dit te vermelden en de oorsprong ervan te specificeren, ongeacht of het om runderleer of synthetisch leer gaat.
Tariff Number/Classificatienummer
Geeft het Tariff Number/Tariefcode van elk artikel aan. Deze code wordt door de douaneautoriteiten gebruikt om goederen in te delen. Aangifte van een onjuiste code kan leiden tot vertragingen, terugzending naar de oorsprong of hogere rechten. Volg deze stappen om de code voor uw artikel te vinden:
- Klik op de volgende link: www.tariffnumber.com
- Bedenk de beschrijving, de materialen en het gebruik van de goederen.
- Typ in de zoekbalk een woord in het Engels dat uw artikel beschrijft en druk op de Enter-toets van uw toetsenbord.
- Voorbeeld: u stuurt een kleurboek voor kinderen. De beschrijving in het Engels zou zijn Children's colouring book. Bij het zoeken typt u Book en het systeem geeft verschillende codes, waaronder 49030000. Die zou u op uw factuur kunnen vermelden.
- Opmerking: Als u geen code vindt die bij uw artikel past, probeer dan synoniemen (jas in plaats van jassen, vinyl in plaats van platen, enz.)
- Voordat u de tariefcode kiest, moet u de volledige beschrijving ervan lezen en nagaan of deze bij het artikel past.
Belangrijk
De klantenservice van Packlink kan u niet vertellen welke code u moet gebruiken. U kunt uw aanvraag rechtstreeks doen bij de Belastingdienst.
Land van herkomst
Geeft de plaats van herkomst van het artikel aan (Gemaakt in/Made in). Dit staat op het etiket, de gebruiksaanwijzing of op de buitenverpakking.
Aantal artikelen
Geef aan hoeveel producten u verstuurt. Als het om meer dan één (1) artikel van hetzelfde type gaat, bijvoorbeeld: twee (2) katoenen T-shirts van dezelfde maat en kleur, beschrijf het dan slechts één (1) keer in de inventaris.
Om erachter te komen of u het in een andere regel moet beschrijven, vraagt u zich af: Geldt hetzelfde tariefnummer? Als uw antwoord nee is, hoeft u het niet in een andere regel te beschrijven.
Waarde van het artikel
Geeft de werkelijke prijs van de goederen aan. Het bedrag kan nooit nul (0) zijn.
- Eenheidswaarde: wat elk beschreven voorwerp werkelijk waard is.
- Subtotaalwaarde: de totale som van de waarde van de beschreven items. In het PDF-document worden alle bedragen automatisch bij elkaar opgeteld.
Het aangeven van een waarde die niet overeenkomt met de beschrijving, bijv. €1,00 voor een smartphone van de laatste generatie, kan vertragingen veroorzaken of het pakket bij de douane blokkeren.
Advies
- Als u gebruikte persoonlijke voorwerpen stuurt zonder een specifieke waarde. Taxeer ze op basis van hun oorspronkelijke waarde, ouderdom en waardevermindering. Voor hoeveel zou u ze verkopen op de tweedehandsmarkt?
- Als u artikelen verstuurt die door u zijn vervaardigd. Waardeer ze door de materiaalkosten en de gewerkte uren op te tellen.
Kosten van vervoer/Shipping Cost
Vermeld de prijs die u Packlink heeft betaald voor de zending (zonder het bedrag van de extra dekking, als je die hebt afgesloten). In deze regel hoeft u het Tariefnummer niet te vermelden.
Voorbeeld:
Terug naar het begin van deze page
5. Reden voor uitvoer
Selecteer de reden van de zending. Of het nu gaat om een aankoop of verkoop, persoonlijke bezittingen, een monster, documenten of een retour (artikelen die naar hun verkoper worden teruggestuurd).
6. Verzendingsgegevens
- Aantal colli: geeft het aantal dozen aan waaruit uw zending bestaat.
-
Totaalgewicht pakket(ten): geeft het gewicht van de doos aan. Als u meer dan één (1) doos verzendt, tel dan het totale gewicht van alle dozen op.
Gelieve het exacte gewicht aan te geven, anders kunt u problemen krijgen bij de douane, de levering vertragen of extra kosten maken. - Transportkosten/Shipping Cost: vermeld nogmaals de prijs die u aan Packlink heeft betaald voor de verzending (zonder het bedrag van de extra dekking, als je die hebt afgesloten).
7. Brief voor tweeërlei gebruik
U verklaart dat, overeenkomstig de bepalingen van de Europese regelgeving en de huidige wetgeving, de door u verzonden goederen niet bestemd zijn voor militair gebruik.
Het versturen van objecten die voor militaire doeleinden kunnen worden gebruikt is illegaal en u kunt worden bestraft.
8. CITES-brief
U verklaart dat u, in overeenstemming met de bepalingen van de Europese regelgeving en de huidige wetgeving voor de bescherming van bedreigde of in het wild levende dier- en plantensoorten, geen artikelen verzendt die gemaakt zijn van verboden materialen.
Het versturen van voorwerpen gemaakt van materialen van bedreigde diersoorten (bv. slagtanden van olifanten) is illegaal en u kunt worden bestraft. Zie de Checklist voor CITES-soorten.
9. Definitieve uitvoer
U verklaart dat het u bekend is dat uw zending niet op tijdelijke basis wordt uitgevoerd en dat de standaard douanerechten van toepassing zijn.
Belangrijk Packlink doet GEEN tijdelijke export, alleen permanente export.
10. Culturele goederen
U verklaart dat de te verzenden materialen niet vallen in de categorie cultuurgoederen waarvoor exportbeperkingen gelden, zoals kunstwerken, antiquiteiten, manuscripten of andere voorwerpen van historische en culturele waarde, voor de uitvoer waarvan een speciale vergunning vereist kan zijn.
11. Verklaring van vrije uitvoer
U verklaart dat de te verzenden materialen niet onderworpen zijn aan uitvoerbeperkingen of -verboden opgelegd door de Europese Unie. U bevestigt ook dat ze niet onder een gereglementeerde categorie vallen, zoals beschermde producten, gevaarlijke goederen of materialen die een negatieve invloed kunnen hebben op het milieu of de maatschappij.
Terug naar het begin van deze page
Handtekening
Onderteken de factuur in digitale of handgeschreven vorm om toestemming te geven en te verklaren dat de door u gedetailleerde informatie waarheidsgetrouw en correct is. Zonder de handtekening wordt het pakket bij de douane geblokkeerd.
Hoe de douanedocumenten bij het pakket te voegen
1. Druk de volgende documentatie af:
Als uw zending COMMERCIEEL is
-
- 3 kopieën van de ingevulde en ondertekende douanefactuur.
- 1 kopie van het Btw-ID/VAT nummer (fiscaal identificatienummer).
- 1 kopie van de factuur voor de aankoop/verkoop van de goederen.
Als uw zending NIET COMMERCIEEL is
-
- 3 kopieën van de ingevulde en ondertekende douanefactuur.
- 1 kopie van de identiteitskaart van de verzender aan beide zijden.
- Als de afzender geen identiteitskaart heeft, print dan 1 kopie van het geldige paspoort van de afzender.
2. Plaats alle documenten in een enveloppe met aan de buitenkant de vermelding Douanedocumenten / Customs Documents.
3. Plak de envelop met alle documentatie met voldoende verpakkingstape aan de zijkant van het pakket.
U kunt transparante zelfklevende enveloppen of documenthouders kopen bij elk postkantoor, elke kantoorboekhandel of kopieerwinkel.
Voorbeeld:
Terug naar het begin van deze page